Polifemo

Timbratura senza geolocalizzare il lavoratore

Molti sistemi di rilevazione presenze su smartphone risolvono il problema allo stesso modo: geolocalizzano il telefono per verificare che la persona sia dove dice di essere. Funziona, ma vuol dire sapere dove si trova un lavoratore — ed è una questione di rapporto con chi lavora prima ancora che di conformità.

Polifemo prende un’altra strada. In ogni sede o cantiere c’è un QR-TOKEN: un dispositivo compatto che mostra un codice che cambia ogni 60 secondi. Il lavoratore lo inquadra con l’app Polifemo+ e la timbratura è fatta.

La prova della presenza non è la posizione del telefono: è il codice stesso. Vale un minuto e si trova fisicamente sul posto, quindi inquadrarlo significa essere lì — senza che il sistema debba sapere dove si trovi quella persona nel resto della giornata.

Pensato per cantieri, sedi multiple e interinali

Il token non ha bisogno di rete: funziona senza connessione a internet e va avanti per settimane con la batteria interna. Non c’è niente da cablare, e una sede con più ingressi si copre semplicemente con più token.

È la ragione per cui Polifemo sta bene nei cantieri, dove la rete spesso non c’è e la postazione di oggi fra sei mesi non esiste più. Attivare una nuova sede vuol dire abbinarle un token, e basta.

Ogni lavoratore può essere abilitato o disabilitato a timbrare in una o più sedi. Per i lavoratori interinali l’accesso multilivello permette di dare al responsabile dell’azienda utilizzatrice una vista limitata — elenco presenti ed esportazione delle timbrature per controllo — senza aprirgli il resto del sistema.

Ferie, permessi e cedolini nella stessa app

Dalla stessa applicazione il lavoratore chiede ferie e permessi e segnala le mancate timbrature; il responsabile approva o nega e la notifica parte da sola. Il monitor contatori tiene il conto di ore di permesso e giorni di ferie maturati, goduti e residui, con il dettaglio per causale.

I cedolini si archiviano e si consegnano dentro Polifemo, con notifica di consegna, conferma di lettura e promemoria a chi non ha ancora aperto. Lo stesso vale per documenti e comunicazioni in bacheca, dove si può chiedere anche l’accettazione esplicita del contenuto.

Le timbrature si esportano verso il software paghe in tre formati — tabellare, tabellare estesa e tracciato record — oppure in Excel, filtrando per utente, sede e periodo.

Elenco presenti e funzione SOS

Dalla pagina amministratore si vede in ogni momento l’elenco delle persone presenti in azienda. Sembra un dettaglio gestionale: è l’informazione che serve per prima quando succede qualcosa.

La funzione SOS nasce per quello. Una volta attivata invia ogni tre secondi una notifica a chi non si è ancora dichiarato; tutti vedono l’elenco dei presenti nella sede e ognuno può segnalare il proprio stato. Chi è in pericolo compare in rosso, chi non ha ancora risposto in giallo.

La stessa vista può essere resa accessibile all’HSE, che in emergenza non deve più cercare l’informazione: ce l’ha davanti.

I documenti sono cifrati

Tutta la documentazione caricata in Polifemo — cedolini, comunicazioni, documenti riservati — è cifrata con AES-256.

Sulla condivisione il sistema è esplicito: se un documento viene richiesto in condivisione il lavoratore viene avvisato e, se accetta, restano tracciate data e ora della prima condivisione. Un documento può anche essere marcato come riservato, e in quel caso la condivisione non viene abilitata: chi lo riceve sa che non è cedibile.

Polifemo è sviluppato da Manxx, certificata ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27017 e ISO/IEC 27018.

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